دبيرخانه مركزي
حمید بهاور

علی زارع نژاد

سمت: مسئول دبیرخانه مرکزی دانشگاه

داخلی: 5190

مستقیم: 05632395190

فاکس: 

مقدمه

مکاتبات ادرای یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب میشود

دربحث گردش مکاتبات اداری دبیرخانه نقش مهمی به عهده داشته و شاهراه ارتباطی هر مجموعه به حساب می آید.

هدف

نظارت بر سوابق و اطلاعات از مرحله تولید تا آخرین مرحله انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق

طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و ایجاد امکان دسترسی سریع به آن

یرقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی،خارجی و سایر سازمانها

تبادل اطلاعات در راستای ارتقا کیفیت ارائه خدمات ،افزایش رضایتمندی پرسنل ،ارباب رجوع و مدیر مافوق

ایجاد بستری مناسب برای ارتباط شفاف و سازنده در سازمان

 

شرح وظایف

وصول نامه های ارسالی و ارجاع آنان به مسئولین مربوط

ثبت نامه های وارده و ارجاعی به همکاران توسط دبیرخانه تابعه

پیگیری سوابق نامه ها و ارسال به واحدهای در خواست شده حسب مورد

انجام دستور مسئولین و پیگیری و اوامر آنها جهت تسریع در امور

پاسخ به مراجعین جهت ردیابی در خواست های مربوط

صدور تفکیک و ارسال نامه های صادره به واحدهای ذیربط

مسئول کلیه مکاتبات اداری مرکز چه به صورت مکتوب و چه تلفن و یا فکس با سایر ارگانهای داخلی و خارجی

مسئول ارتباط واحد کلیه معاونتهای آموزشی –معاونت تحقیقات-معاونت دانشجویی-معاونت درمان توسط دانشگاه و ستاد دانشگاه –دانشکده ها و درمانگاهها و دانشکده های کشور هم به طریق مکتوب و تلفنی و فاکس و هم از طریق اینترنت

انجام بازدیدهای دوره ای و نظارت بر عملکرد کلیه دبیرخانه های واحدهای تابعه دانشگاه و ارائه آموزش های لازم به مسئولین دبیرخانه

نظارت کامل بر کلیه دسترسی های مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه

بهبود فرآیند نظارت و ارزیابی عملکرد واحدهای تابعه در امور دبیرخانه

نیاز سنجی و اجرای آموزش های کارکنان دبیرخانه واحدهای تابعه

دریافت،تفکیک ،ثبت و توزیع کلیه احکام پرسنلی در اتوماسیون اداری دیدگاه

نظارت بر صورت برداری ،طبقه بندی،کد گذاری و بایگانی پرونده ها

تهیه گزارش در خصوص پرونده های راکد و جاری

نظارت بر محل بایگانی و بررسی بروز رطوبت،نور،گرد و خاک ،آتش سوزی و......

دریافت نامه ها ،نشریات،پرونده ها،احکام،دعوتنامه،روزنامه ها،کتب،جزوات وتوزیع آنهابین افراد و واحدهای مختلف مربوط

بسته بندی مکاتبات ارسالی و تحویل به دفتر پیشخوان دولت طرف قرارداد

ثبت ارجاع مکاتبات مربوط به حوزه ریاست و معاونت

ارائه پیشنهادات در راستای بهبود فرآیند امور جاری دبیرخانه

تاریخ به روز رسانی:
1399/03/10
تعداد بازدید:
262
امتیازدهی
میانگین امتیازها:0 تعداد کل امتیازها:0
مشاهده نظرات (تعداد نظرات 0)

ارسال نظرات
نام
آدرس پست الکترونیکی شما
شماره تلفن
توضیحات
خواندن کد امنیتی تغییر کد امنیتی
کد امنیت
كليه حقوق اين وب سايت متعلق به دانشگاه علوم پزشكي و خدمات بهداشتي درماني بيرجند مي باشد.
Powered by DorsaPortal